Al jaren werk ik als freelance en interim communicatieadviseur in uiteenlopende zorg- en gezondheidsorganisaties. Van verslavingszorg tot ziekenhuizen, van ouderenzorg tot GGD en van kennisinstituten tot de eerstelijn. Zorg is een roerige sector; er zijn veel mensen die complexe zorg nodig hebben en steeds minder mensen die dat kunnen bieden. Met dat gegeven wordt de rol van interne communicatie – het informeren van eigen medewerkers – steeds crucialer. Goede interne communicatie draagt niet alleen bij aan behoud van personeel, maar ook aan het verbeteren van de werkomgeving en het aantrekken van nieuw talent.
- Betrokkenheid en uitwisselen met elkaar
Stel je voor dat je elke zaterdagochtend een voetbalwedstrijd speelt met je vertrouwde teamgenoten. Op een zekere zaterdag kom je op de club op de afgesproken tijd, maar plotseling blijkt je wedstrijd te zijn verplaatst naar de zondag. Niemand heeft jou persoonlijk geïnformeerd. Hoe voel je je dan? Het is misschien een gekke analogie, maar dit is wat vaak gebeurt in de soms ietwat logge zorgorganisaties. Het beleid dat wordt gesmeed bereikt de sterspelers in het veld niet. En dat is zonde, want in een overspannen arbeidsmarkt liggen er tal van kapers op de kust.
Goede interne communicatie is als de coach die ervoor zorgt dat spelers weten wat er van hen wordt verwacht, waar het team naartoe werkt en hoe hun inspanningen bijdragen aan het grotere geheel. Een speler wil niet alleen deel uitmaken van een team, maar ook voelen dat hun mening telt. Dat ze worden gewaardeerd en betrokken zijn.
Hoe bereik je betrokkenheid? Door regelmatige updates via intranet, een interne nieuwsbrief, teamvergaderingen of een interactieve app. Ook een cultuur van open feedback, waarin medewerkers hun ideeën en zorgen kunnen delen, bijvoorbeeld via polls en enquêtes, versterkt de betrokkenheid.
- Transparantie en vertrouwen
Als je op een hoog tempo zorg moet leveren, kunnen misverstanden al gauw leiden tot frustratie en een ontevreden gevoel. Daarom is het des te belangrijker om als organisatie via interne communicatie zo transparant mogelijk te zijn. En dat betekent ook open zijn over dingen die misschien niet helemaal gaan zoals we zouden willen. Juist door je als organisatie soms kwetsbaar op te stellen, bouw je vertrouwen op. Ga maar na: de vrienden die je jouw diepste geheimen toevertrouwt, staan vaak het dichtst bij je. Dus wees transparant en spreek vertrouwen uit: zo voelt personeel zich gesteund, zelfs in uitdagende tijden.
Hoe ben je open en transparant? Door in de interne communicatie tot op zekere hoogte openheid van zaken te geven, maar ook door te kiezen voor een tone-of-voice die benaderbaar en laagdrempelig is.
- Binding
De zorg kent per sector een uitgekiende CAO. Personeel kun je dus niet aan de organisatie binden op basis van een concurrerend salaris. Dat betekent dat andere factoren zwaarder moeten wegen. Goede interne communicatie draagt bij aan een sterke organisatiecultuur. Het draagt uit waar de organisatie voor staat, maar maakt de medewerker ook deelgenoot van deze missie en visie. Vooral door medewerkers te betrekken bij besluitvorming, ontstaat er trots en loyaliteit.
Hoe zorg je voor binding? Bijvoorbeeld door het delen van verhalen over hoe het werk van medewerkers een verschil maakt in het leven van patiënten. Of hoe bepaalde innovaties of methoden de medewerker helpen met het verlichten van de werkdruk. Ook het erkennen en belonen van bijzondere prestaties via interne kanalen versterkt de band tussen medewerkers en de organisatie.
- Nieuw talent aantrekken
Een zorgorganisatie met een sterke interne communicatiecultuur heeft een streepje voor op de arbeidsmarkt. Waarom? Omdat tevreden medewerkers vaak ambassadeurs worden. Ze delen hun positieve ervaringen met anderen, zowel in hun persoonlijke netwerk als online. Dat draagt bij aan een sterk werkgeversmerk.
Hoe trek je nieuw talent aan? Via interne communicatie breng je medewerkers op de hoogte van openstaande vacatures. Je geeft eigen medewerkers ontwikkelkansen én moedigt hen aan de vacatures te delen. Zo vergroot je de kans op gekwalificeerd personeel, maar versterkt je ook het gevoel van medeverantwoordelijkheid bij bestaande medewerkers.
- Inspelen op veranderingen
Met nijpende personeelstekorten, personeelsuitval, veel zpp’ers, nieuwe wet- en regelgeving en innovaties die zich in rap tempo opvolgen, moeten zorgorganisaties flexibel en wendbaar zijn. Effectieve interne communicatie is dus essentieel om collega’s goed te informeren en te activeren. Als informatie vroegtijdig en duidelijk wordt overgebracht en als medewerkers zich deelgenoot van de veranderingen en uitdagingen voelen, hebben innovaties kans van slagen.
Hoe speel je in op veranderingen? Bijvoorbeeld met een centraal digitaal platform, zoals intranet of app. Maar ook de medewerking van leidinggevenden die optreden als ambassadeur en vraagbaak voor een innovatie, kan helpen. Leg veranderingen op tijd in de marinade om chaos te voorkomen. Idealiter deel je bij grote veranderingen zeker een half jaar van tevoren als aankondigingen.
- Samenwerkingsafspraken
Iedereen in de zorg zet zijn beste beentje voor. Toch kan er door de haast onduidelijkheid ontstaan over afspraken. Goede interne communicatie helpt om taken, verantwoordelijkheden en prioriteiten helder te maken. Dit zorgt ervoor dat medewerkers efficiënter kunnen werken en minder stress ervaren.
Wat kun je doen om samenwerking te verbeteren? Zorgorganisaties kunnen standaard communicatietools zoals een digitaal logboek, een kennisarchief of projectmanagementsoftware inzetten om te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit.
What else?
De bitterharde werkelijkheid is dat de zorg wordt overspoeld door cliënten, terwijl onze zorgkanjers juist langzaam weglekken. Richt je als zorgorganisatie daarom niet sec op de patiënt als primaire communicatiedoelgroep, maar heb oog voor de medewerker. Door te investeren in duidelijke, open en tweerichtingscommunicatie kunnen zorgorganisaties niet alleen hun personeel behouden, maar de hele crisis het hoofd bieden. Interne communicatie is geen bijzaak, maar een strategisch wapen in de huidige arbeidsmarkt.